No Brasil, estima-se que 63% das empresas recebem notas fiscais com algum tipo de inconsistência nos dados. Os erros causam uma série de transtornos, resultando em retrabalhos, ajustes nos documentos e desperdício de tempo pelas equipes. Por exemplo, as divergências de dados entre o pedido de compra de uma empresa, ou purchase order (PO), e a nota fiscal correspondente (NF-e), emitida pelo fornecedor, geram ineficiências na operação de recebimento físico e fiscal das mercadorias e podem ocasionar problemas com o fisco.

A saída é comparar previamente essas informações, antes mesmo da remessa do produto ou matéria-prima pelo fornecedor. Assim, há tempo para ajustar os documentos e eliminar as divergências de dados entre a NF-e e o PO, aumentando a eficiência logística e fiscal da empresa.

É o que faz o HomSoft, solução que realiza a entrada automática de documentos fiscais eletrônicos – NF-e (nota mercantil), CT-e (conhecimento de transporte), NFS-e (nota de serviço) – no SAP. Ao receber o arquivo XML de um documento fiscal, a solução confronta automaticamente os dados do XML com os do pedido de compra que originou a transação. Tudo isso antes do transporte do produto ou finalização do serviço.

Quais dados são checados?

O HomSoft compara e valida os seguintes dados do XML em relação aos do pedido de compra: valores unitários; valor total; impostos como ICMS, PIS, COFINS e outros; itens como NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), ST (Substituição Tributária) e natureza da operação; quantidade, peso e outras unidades de medida dos produtos; e condições de pagamento.

Caso ocorram divergências durante a conferência automática entre os dados do XML e do PO, a solução gera imediatamente um alerta para a área responsável da empresa, que pode acionar o fornecedor para a realização de ajustes na nota fiscal, antes da saída do produto ou matéria-prima. Caso não haja divergências de dados, a solução executa automaticamente os processos de recebimento MIGO (físico) e MIRO (fiscal) no SAP.   

Benefícios em cascata

A comparação dos dados realizada previamente à remessa dos produtos, como ocorre no HomSoft, e os ajustes antecipados nos documentos fiscais da transação evitam, por exemplo, a espera de caminhões no pátio, doca ou estacionamento da empresa. Com isso, a organização aumenta a eficiência de sua cadeia logística e dos departamentos fiscais e de compras.

Segundo José Geraldo Garcia, CIO da Homine, muitas empresas ainda preferem fazer a checagem manual entre o XML da nota fiscal e o pedido de compra – ou seja, profissionais leem os documentos à procura de divergências. “A validação sistêmica é muito mais ágil e certeira para encontrar esses erros em comparação com o olho humano; além do mais, ao automatizar a checagem dos dados, a empresa pode alocar seus profissionais, antes responsáveis por essa tarefa, em desafios mais estratégicos e de maior valor para a companhia”, conclui Garcia.

Quer saber mais sobre os benefícios da automação inbound de documentos fiscais para a sua empresa? Entre em contato com a nossa equipe no comercial@www.homineinfo.com.br e agende uma conversa ou uma demonstração do HomSoft.

As empresas buscam processos mais eficientes. Um exemplo é o crescimento do número de organizações que adotam uma solução para a automação da entrada dos dados fiscais de documentos eletrônicos no ERP. Essa tecnologia melhora o controle fiscal da empresa e antecipa erros, ao checar se as informações da nota fiscal recebida estão corretas. Porém, a nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e) tem sido um desafio para as empresas brasileiras que querem aumentar a produtividade e o ROI com a automação dos processos de recebimento fiscal e contábil. Mas por quê?

A NFS-e tem uma peculiaridade que a difere de outros documentos eletrônicos como a nota fiscal mercantil (NF-e) e o conhecimento de transporte (CT-e), por exemplo. Ela é disponibilizada pela maioria das prefeituras, responsáveis pela emissão, como uma imagem (PDF ou JPEG), enquanto a NF-e e o CT-e são gerados em XML – formato padrão utilizado para processar automaticamente os documentos fiscais eletrônicos nos ERPs. Hoje, poucas prefeituras emitem a NFS-e em formato XML.

Então, como transformar um arquivo de imagem em XML, para que a automação da entrada dos dados da nota fiscal de serviços possa ser implementada nas empresas? A resposta tem três letras: OCR.

É a sigla para Optical Character Recognition, algoritmo que transforma os caracteres de uma imagem em texto. Nos últimos dois anos, esse dispositivo tem sido incorporado às soluções de automação fiscal para converter os arquivos JPEG e PDF das NFS-es para o formato XML. Com isso, é possível automatizar o recebimento das notas de serviços no ERP das organizações, trazendo ganhos de eficiência e maior controle fiscal.

Exemplo de casa

O HomSoft é a solução desenvolvida pela Homine para realizar a automação do recebimento de documentos fiscais eletrônicos no ERP SAP. Ele possui o dispositivo OCR, que recebe a nota fiscal de serviços em PDF ou JPEG e a converte em um arquivo XML, pronto para a entrada automática no SAP.

Segundo José Geraldo Garcia, CIO da Homine, a empresa desenvolveu um modelo do XML de uma NFS-e para o HomSoft, atendendo a todas as prefeituras do Brasil, pois disponibiliza campos de informações básicos a quaisquer NFS-es, como discriminação do serviço, valores dos impostos (ISS e INSS) e preços total e líquido do serviço. “Com isso, as informações da nota podem ser comparadas com o pedido de compra que originou o serviço, antecipando possíveis divergências que, mais à frente, poderiam interromper a automação do recebimento fiscal, provocar retrabalhos ou até problemas com o fisco”, explica.

O OCR, contudo, não é infalível. Caso o arquivo PDF ou JPEG da nota fiscal de serviços tenha pouca resolução ou possua imagem de fundo que “confunda” a leitura automática do documento, então o arquivo recebe tratamento manual – ou seja, ele é lido por um profissional e as informações são digitadas no XML. “Ainda não há padronização para a emissão da nota fiscal de serviços no Brasil, o que acarreta esse tipo de problema”, destaca o diretor.

A incorporação da tecnologia OCR nas soluções de automação fiscal é recente, apesar de o dispositivo já existir há muitas décadas. A tecnologia de reconhecimento de caracteres surgiu na década de 30, nos Estados Unidos, quando o físico e inventor Emanuel Goldberg criou a “Máquina Estatística” – dispositivo capaz de rastrear e identificar microfilmes utilizando um sistema ótico de reconhecimento de códigos. A patente da invenção foi adquirida pela IBM e, nas décadas seguintes, a tecnologia se disseminou por todo o mundo.

mesa de trabalho com papéis, um laptop exibindo gráficos na tela e uma caneca ao lado.

A automação da entrada dos dados de documentos fiscais eletrônicos, como notas mercantis (NF-e), de serviços (NFS-e) e conhecimentos de transporte (CT-e), nos sistemas ERPs traz uma série de benefícios para as empresas. Além de eliminar o retrabalho causado por erros de digitação, a adoção da tecnologia melhora a produtividade, aumenta o controle e a compliance fiscal, impulsionando a eficiência operacional das organizações.

Nos últimos meses, a Homine tem detectado uma crescente procura por sua solução de automação, o HomSoft. “Constatamos, principalmente a partir do segundo semestre de 2018, um aumento significativo no número de consultas feitas por empresas interessadas em adquirir nossa solução”, revela o CEO da Homine, Horácio Menin.

Na prática, isso demonstra que as empresas que ainda realizam a entrada manual dos dados das notas fiscais estão descobrindo as vantagens em automatizar seus processos. Segundo Horácio Menin, em 2018, a Homine registrou um crescimento de cerca de 82% em relação ao ano anterior na quantidade de apresentações comerciais da solução realizadas pela equipe. E a demanda segue em alta também nos primeiros meses de 2019.

Alguns fatores que explicam o mercado aquecido

A busca por mais agilidade nos processos de entrada física e fiscal na empresa, a redução dos erros de escrituração e do retrabalho, o maior controle e transparência fiscal, mas também a complexidade e a burocracia tributária brasileira estão entre os fatores que explicam o aumento na demanda por soluções de automação inbound (entrada) dos documentos fiscais.

Segundo o relatório Doing Business 2019, do Banco Mundial, o Brasil é o país no mundo onde se gasta mais tempo calculando e pagando impostos. São 1.958 horas por ano, em média, gastas pelas empresas brasileiras para lidar com a burocracia tributária. A média entre os países da OCED é de 159.4 horas. O país é também vice-líder no ranking de complexidade financeira, apresentando as maiores dificuldades no cumprimento das obrigações fiscais e contábeis.

A implantação frequente de novas regras fiscais, em vez de tentar desburocratizar e simplificar a tributação, apertam ainda mais o controle dos órgãos de fiscalização. Ao optar por automatizar seus processos de entrada e gestão dos dados, as empresas diminuem os riscos fiscais causados pela burocracia e facilitam os processos de auditoria, devido à precisão do registro das informações.

O resultado da automação nas empresas

O HomSoft automatiza os processos de entrada física (MIGO) e fiscal (MIRO) de mercadorias, conhecimentos de transporte e serviços no sistema SAP, depois de comparar previamente se os dados que constam no XML do documento fiscal eletrônico, emitido pelo fornecedor, equivalem às informações descritas no pedido de compra que originou a transação.

Empresas que adotaram a solução relatam ganhos significativos de eficiência operacional, diminuição dos custos e padronização dos processos, sobretudo na logística – entrada de caminhões, de mercadorias e controle de pátio.

A redução do tempo da mão de obra é um dos resultados que mais impressiona. O PMO da Homine, Jorge Gonzalez, que já liderou projetos de implementação do HomSoft em vários clientes, exemplifica que um processo de MIRO feito manualmente pode levar de 40 minutos a uma hora para ser concluído, caso todos os dados estejam corretos. “Com a automação, esse tempo pode cair para cerca de dez minutos ou até menos”, destaca.

Quer saber mais sobre os benefícios da automação inbound de documentos fiscais para a sua empresa? Entre em contato com a nossa equipe no comercial@homineinfo.com.br e agende uma conversa ou uma demonstração do HomSoft.

Imagem de uma tela de computador com dados de um programa

A solução HomSoft, desenvolvida em 2010 pela Homine, realiza a automação da entrada de dados no sistema SAP, especialmente os de mercadorias recebidas (MIGO) e lançamentos fiscais e contábeis (MIRO). A solução – um ADD-ON integrável à plataforma SAP – está na sua 2ª versão, é utilizada por grandes empresas no Brasil e tem novidades para 2018.

Segundo Rafael Beretta, coordenador de Novos Produtos da Homine, a área está desenvolvendo novas aplicações para o HomSoft, que serão incorporadas em breve à solução. “Vamos introduzir a funcionalidade de controle de estoque e um sistema para processar o faturamento dentro do programa, adicionando mais praticidade e vantagens para os usuários”, destaca Rafael.

O produto conta atualmente com diversas funcionalidades, entre elas a de controle de pátio, que registra toda a circulação de caminhões de transporte e de mercadorias dentro da empresa, integrável à balança de pesagem dos veículos.

O HomSoft, além de automatizar a entrada de dados que antes era realizada manualmente, atua como um “auditor fiscal” das transações comerciais. Isso porque a solução valida os dados fiscais previamente descritos na nota fiscal, por meio do acompanhamento dos arquivos XML durante o seu trâmite entre fornecedor, Secretaria da Fazenda (Sefaz) e cliente.

“Com isso, o programa antecipa possíveis erros de transação antes que o produto seja entregue fisicamente, evitando o retrabalho; e se tudo estiver certo, o HomSoft armazena os dados para posterior entrada automática no sistema, assim que a entrada física ocorra”, explica Beretta.

Em 2018, a Homine pretende aumentar a base de clientes que utilizam a solução. A estratégia comercial está amparada por novos planos de implementação, com foco nas grandes corporações e também nas médias empresas.