No Brasil, estima-se que 63% das empresas recebem notas fiscais com algum tipo de inconsistência nos dados. Os erros causam uma série de transtornos, resultando em retrabalhos, ajustes nos documentos e desperdício de tempo pelas equipes. Por exemplo, as divergências de dados entre o pedido de compra de uma empresa, ou purchase order (PO), e a nota fiscal correspondente (NF-e), emitida pelo fornecedor, geram ineficiências na operação de recebimento físico e fiscal das mercadorias e podem ocasionar problemas com o fisco.

A saída é comparar previamente essas informações, antes mesmo da remessa do produto ou matéria-prima pelo fornecedor. Assim, há tempo para ajustar os documentos e eliminar as divergências de dados entre a NF-e e o PO, aumentando a eficiência logística e fiscal da empresa.

É o que faz o HomSoft, solução que realiza a entrada automática de documentos fiscais eletrônicos – NF-e (nota mercantil), CT-e (conhecimento de transporte), NFS-e (nota de serviço) – no SAP. Ao receber o arquivo XML de um documento fiscal, a solução confronta automaticamente os dados do XML com os do pedido de compra que originou a transação. Tudo isso antes do transporte do produto ou finalização do serviço.

Quais dados são checados?

O HomSoft compara e valida os seguintes dados do XML em relação aos do pedido de compra: valores unitários; valor total; impostos como ICMS, PIS, COFINS e outros; itens como NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), ST (Substituição Tributária) e natureza da operação; quantidade, peso e outras unidades de medida dos produtos; e condições de pagamento.

Caso ocorram divergências durante a conferência automática entre os dados do XML e do PO, a solução gera imediatamente um alerta para a área responsável da empresa, que pode acionar o fornecedor para a realização de ajustes na nota fiscal, antes da saída do produto ou matéria-prima. Caso não haja divergências de dados, a solução executa automaticamente os processos de recebimento MIGO (físico) e MIRO (fiscal) no SAP.   

Benefícios em cascata

A comparação dos dados realizada previamente à remessa dos produtos, como ocorre no HomSoft, e os ajustes antecipados nos documentos fiscais da transação evitam, por exemplo, a espera de caminhões no pátio, doca ou estacionamento da empresa. Com isso, a organização aumenta a eficiência de sua cadeia logística e dos departamentos fiscais e de compras.

Segundo José Geraldo Garcia, CIO da Homine, muitas empresas ainda preferem fazer a checagem manual entre o XML da nota fiscal e o pedido de compra – ou seja, profissionais leem os documentos à procura de divergências. “A validação sistêmica é muito mais ágil e certeira para encontrar esses erros em comparação com o olho humano; além do mais, ao automatizar a checagem dos dados, a empresa pode alocar seus profissionais, antes responsáveis por essa tarefa, em desafios mais estratégicos e de maior valor para a companhia”, conclui Garcia.

Quer saber mais sobre os benefícios da automação inbound de documentos fiscais para a sua empresa? Entre em contato com a nossa equipe no comercial@www.homineinfo.com.br e agende uma conversa ou uma demonstração do HomSoft.

mesa de trabalho com papéis, um laptop exibindo gráficos na tela e uma caneca ao lado.

A automação da entrada dos dados de documentos fiscais eletrônicos, como notas mercantis (NF-e), de serviços (NFS-e) e conhecimentos de transporte (CT-e), nos sistemas ERPs traz uma série de benefícios para as empresas. Além de eliminar o retrabalho causado por erros de digitação, a adoção da tecnologia melhora a produtividade, aumenta o controle e a compliance fiscal, impulsionando a eficiência operacional das organizações.

Nos últimos meses, a Homine tem detectado uma crescente procura por sua solução de automação, o HomSoft. “Constatamos, principalmente a partir do segundo semestre de 2018, um aumento significativo no número de consultas feitas por empresas interessadas em adquirir nossa solução”, revela o CEO da Homine, Horácio Menin.

Na prática, isso demonstra que as empresas que ainda realizam a entrada manual dos dados das notas fiscais estão descobrindo as vantagens em automatizar seus processos. Segundo Horácio Menin, em 2018, a Homine registrou um crescimento de cerca de 82% em relação ao ano anterior na quantidade de apresentações comerciais da solução realizadas pela equipe. E a demanda segue em alta também nos primeiros meses de 2019.

Alguns fatores que explicam o mercado aquecido

A busca por mais agilidade nos processos de entrada física e fiscal na empresa, a redução dos erros de escrituração e do retrabalho, o maior controle e transparência fiscal, mas também a complexidade e a burocracia tributária brasileira estão entre os fatores que explicam o aumento na demanda por soluções de automação inbound (entrada) dos documentos fiscais.

Segundo o relatório Doing Business 2019, do Banco Mundial, o Brasil é o país no mundo onde se gasta mais tempo calculando e pagando impostos. São 1.958 horas por ano, em média, gastas pelas empresas brasileiras para lidar com a burocracia tributária. A média entre os países da OCED é de 159.4 horas. O país é também vice-líder no ranking de complexidade financeira, apresentando as maiores dificuldades no cumprimento das obrigações fiscais e contábeis.

A implantação frequente de novas regras fiscais, em vez de tentar desburocratizar e simplificar a tributação, apertam ainda mais o controle dos órgãos de fiscalização. Ao optar por automatizar seus processos de entrada e gestão dos dados, as empresas diminuem os riscos fiscais causados pela burocracia e facilitam os processos de auditoria, devido à precisão do registro das informações.

O resultado da automação nas empresas

O HomSoft automatiza os processos de entrada física (MIGO) e fiscal (MIRO) de mercadorias, conhecimentos de transporte e serviços no sistema SAP, depois de comparar previamente se os dados que constam no XML do documento fiscal eletrônico, emitido pelo fornecedor, equivalem às informações descritas no pedido de compra que originou a transação.

Empresas que adotaram a solução relatam ganhos significativos de eficiência operacional, diminuição dos custos e padronização dos processos, sobretudo na logística – entrada de caminhões, de mercadorias e controle de pátio.

A redução do tempo da mão de obra é um dos resultados que mais impressiona. O PMO da Homine, Jorge Gonzalez, que já liderou projetos de implementação do HomSoft em vários clientes, exemplifica que um processo de MIRO feito manualmente pode levar de 40 minutos a uma hora para ser concluído, caso todos os dados estejam corretos. “Com a automação, esse tempo pode cair para cerca de dez minutos ou até menos”, destaca.

Quer saber mais sobre os benefícios da automação inbound de documentos fiscais para a sua empresa? Entre em contato com a nossa equipe no comercial@homineinfo.com.br e agende uma conversa ou uma demonstração do HomSoft.