A difícil escolha do IVA para documentos de compra no SAP: vamos solucionar esse problema?

Por Alfredo Menin, Co-founder e CTO da Homine

Atuo há mais de 20 anos com o SAP, ajudando empresas a superar seus desafios, entre eles o atendimento às obrigatoriedades fiscais, a adequação do ERP à legislação, a automação de processos para a melhor produtividade das equipes, só para citar alguns.

Uma dificuldade comum às empresas, e com a qual me deparo no dia a dia, é o preenchimento correto do código IVA (código de imposto) nos documentos de compra. É um detalhe do processo que, se mal conduzido, pode gerar muita dor de cabeça para a área fiscal.

Ao criar um documento de compra no SAP – seja ele pedido, contrato, programa de remessa –, boa parte dos usuários tem dúvidas quanto à seleção do código IVA correto, o que resulta em muitos pedidos de compra com a taxa de imposto errada. Essa situação gera incongruências fiscais e retrabalhos nas áreas de logística e fiscal.

O problema traz à tona uma discussão antiga: quem é o responsável por inserir o código IVA correto em um pedido de compra? O comprador ou o fiscal?

O responsável pelos impostos é o fiscal, mas quem gera o documento de compra e insere o código IVA é o comprador. É comum o documento voltar para o fiscal para que ele faça a conferência do imposto. Quando isso ocorre, o fiscal entra em cada item do pedido e valida o código IVA informado. Tudo isso de forma manual, com muito retrabalho e desperdício de tempo.

Como sabemos, nossa legislação tributária é extremamente complexa e exige conhecimentos fiscais bem específicos. O comprador, portanto, não pode ser responsabilizado por incorreções na hora de definir a taxa do imposto. Cada processo de compra pode apresentar variações de IVA que dependem de inúmeros critérios a serem considerados na hora de criar o pedido.

Então, como solucionar esse problema?

A opção mais usual é adquirir soluções externas, na forma de Add-on SAP, que calculam e inserem o IVA de forma automática nos documentos de compra. Porém, a aquisição dessa solução traz gastos extras, além de gerar mais um contrato a ser administrado com um novo fornecedor.

O que muitas empresas desconhecem é que existe uma alternativa mais barata e simples, que não demanda desenvolvimento Z ou a compra de solução externa. Usando Inteligência Artificial e através de parametrizações standards no SAP, é possível atribuir o código IVA automaticamente nos documentos de compra. Basta a empresa contratar apenas o serviço de consultoria para o módulo MM (Material Management), cujo consultor aplicará as funcionalidades standards do próprio sistema para resolver a questão.

Embora essa customização não seja uma novidade, percebo que poucos consultores no mercado se arriscam a fazê-la. Não é o nosso caso. Na Homine, já testamos a operação com vários itens de um pedido de compra, sempre com resultados 100% satisfatórios.

A automação dos códigos IVA traz muitos benefícios para a empresa. Reduz o trabalho operacional e a intervenção do usuário, que fica livre para se dedicar a outras tarefas. Também gera mais segurança fiscal na criação dos pedidos de compra, eliminando retrabalhos. É importante ressaltar que a determinação automática do IVA permite revisão e/ou ajuste pelo usuário, de acordo com as regras de autorização definidas na hora de parametrizar o sistema.

Todas essas vantagens reunidas fazem com que o departamento fiscal atue de forma mais proativa e menos corretiva a cada documento de compra gerado. Ou seja: mais eficiência e agilidade para todo o processo de compra.

Se você atua na área de compras, fiscal ou logística e enfrenta esse problema na sua empresa, nos envie um e-mail para comercial@homine.tech com as suas dúvidas ou compartilhe sua experiência. Ficarei feliz em ouvi-lo(a) e, sobretudo, em ajudar você e a sua empresa a encarar esse desafio.