A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um dos elementos do conjunto de resoluções para informatização de processos do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Como as obrigações estabelecidas por essa legislação, os documentos fiscais surgiram também para agilizar e automatizar procedimentos, reduzir mão de obra e necessidade de materiais e ferramentas manuais e dar mais rapidez e facilidade ao Fisco no acesso a dados.

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A chegada do Bloco K do SPED fiscal tem gerado polêmica entre os empreendedores. Afinal, muitas empresas ainda não estão preparadas para lidar com as exigências burocráticas dessa medida, chegando ao consenso de que o Bloco K é um grande problema para o setor industrial. Mas será que o Bloco K é mesmo esse bicho de sete cabeças?

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Quaisquer movimentações de mercadorias, insumos ou aquisições e prestações de serviços são acompanhadas por notas fiscais. Portanto, a importância desses documentos é enorme — operações não são feitas sem eles.

Por toda essa responsabilidade atrelada às notas, profissionais de departamentos fiscais não podem permitir erros no gerenciamento desses documentos, pois, caso ocorram, podem trancar a autorização de uso, causar trabalho adicional em processos e até ocasionar o recebimento de multas pelo Fisco.

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Para o bom desempenho de um negócio, ter total controle sobre a área fiscal é extremamente importante. Afinal, os tributos podem influenciar diretamente na viabilidade de um produto ou serviço.

Quando pensamos no custo total de produção, os tributos têm papel fundamental, pois podem dificultar a manutenção do produto no mercado ou aumentar tanto o custo que ficará impossível torná-lo competitivo.

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Receber notas e arquivos já foi um processo inseguro, complicado e até demorado. Mas, com a automatização de processos, os documentos fiscais eletrônicos podem ser facilmente recebidos em e-mails com essa finalidade e diretórios de arquivos. Tudo de maneira instantânea, automática e já com os XMLs anexados e validados junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz).

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Seja uma empresa de grande, médio ou pequeno tamanho, estando no Lucro Real, no Lucro Presumido ou no Simples Nacional – não importa o tamanho ou a idade do seu negócio, se você não realizar uma boa gestão fiscal o seu negócio corre perigo.

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A área contábil concentra uma gama complexa de atividades que atuam em parceria com os gestores. Dentre as inúmeras responsabilidades que a contabilidade possui, a área fiscal ocupa lugar de destaque, já que a carga tributária no Brasil corresponde a quase 35% de tudo que é produzido no país, de acordo com o IBGE. Além disso, muitas empresas acabam pagando impostos desnecessários.

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A Nota Fiscal Eletrônica é velha conhecida de todas as empresas e também de quase todos os consumidores. E sua importância é enorme, tanto para as prestadoras de serviços quanto para as vendedoras de produtos – até porque é ilegal não emiti-la para faturar.

Mas muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre a nota fiscal em XML ter mais importância que o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica),

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O segredo de uma boa gestão de trabalho em uma empresa é manter a organização dos seus processos. Com colaboradores responsáveis por mais de uma tarefa ao mesmo tempo, é necessário encontrar soluções viáveis para que as tarefas sejam cumpridas com perfeição e sem evitar o retrabalho.

A implementação dessas soluções afetam a produtividade da empresa, a otimização do tempo e os gastos. Confira oito dicas de produtividade para que você saiba como evitar retrabalho na sua empresa.

1. Faça um planejamento eficiente

A execução de qualquer trabalho jamais deve ser feita sem um bom planejamento. O planejamento é responsável pela otimização do tempo da execução da tarefa, além de evitar falhas. O foco do planejamento visa entregar a tarefa bem executada, sem erros e de preferência de uma única vez. Dentro do planejamento, estabeleça um método para garantir que o trabalho seja feito dentro das especificações estabelecidas pelo cliente.

2. Melhore a comunicação entre a sua equipe

A falha de comunicação entre os membros de uma equipe é o principal motivo para o retrabalho acontecer. Evite isso melhorando a comunicação entre a sua equipe. Todas as solicitações, alterações e pedidos sobre o trabalho devem ser feitos por escrito, jamais oralmente. A mensagem oral sofre distorções até chegar ao último receptor. Documente todos os pontos relevantes sobre o trabalho e certifique-se de que todos os membros da equipe receberam e entenderam aquela mensagem.

3. Crie um checklist

Dependendo do tipo de empresa, a rotina pode ser caótica por causa do excesso de trabalho. Dessa forma, o colaborador inicia a execução de muitas tarefas, porém não consegue concluí-las. Para que o foco não seja perdido e que falhas não aconteçam, gerando retrabalho, faça um checklist com todas as especificações necessárias para uma tarefa. Assim, fica mais fácil fazer e marcar tudo o que já está pronto e revisado.

4. Treine a sua equipe

Uma equipe mal preparada é campeã em retrabalho, pois ela não possui o conhecimento necessário para realizar as tarefas com perfeição. A empresa pode treinar a equipe por meio de cursos de capacitação, atualização e extensão. Até mesmo workshops internos podem ser bem eficazes, além de não retirar a equipe do ambiente de trabalho.

5. Crie a cultura das lições aprendidas

Toda tarefa precisa ter um histórico, pois as lições aprendidas com ela serão muito úteis com as tarefas futuras. Registrando os erros e as falhas dos processos, os colaboradores ganham uma fonte confiável para consultar como uma tarefa foi feita, o que aconteceu durante ela e se prevenir para não repetir situações passadas.

6. Monte planos de ação

Em determinadas tarefas, a equipe parece estar totalmente perdida. Isso acontece porque as pessoas precisam de direcionamentos. Monte um plano de ação em uma planilha e coloque lá tudo o que precisa ser feito: o quê, quem, quando, prazo e status. Desenhar este passo a passo durante a execução de um trabalho faz toda a diferença tanto na produtividade quanto nas chances de gerar retrabalho.

7. Desenvolva uma atitude preventiva

Tendo a noção de que vivemos em um mundo dinâmico, onde tudo pode acontecer a qualquer momento, é necessário contar com situações que envolvam problemas, erros, falhas e esquecimentos. A prevenção em relação a essas situações faz com que as falhas não aconteçam durante a realização do trabalho.

8. Automatize as tarefas manuais

Manter a rotina de trabalho centralizada na execução manual provoca retrabalho, pois geralmente acontecem execuções incorretas ou esquecimento de etapas. Solucione esses problemas com a automatização das tarefas manuais, pois assim o tempo de execução é otimizado com ferramentas tecnológicas.

A melhoria da gestão interna e a redução de custos são outros benefícios da automatização, pois esta demanda menos recursos humanos. As etapas do trabalho tornam-se padronizadas e a produção é facilitada. Para automatizar os processos manuais, conte com softwares e aplicativos específicos para isso. Uma boa consultoria em TI pode te ajudar com essa solução.

O retrabalho faz com que a empresa perca tempo e dinheiro, prejudicando a eficiência do todo. Com as atitudes listadas acima, é possível melhorar os processos e evitar o retrabalho.

Deixe o seu comentário no post e nos conte como a sua empresa lida com o retrabalho!